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《創意,從計畫開始》讀後筆記

「最重要卻沒有人會教你的工作計畫教科書」,作者水野學從職場經歷出發,提供規劃工作的思路與方法。統整內容包括個人發想及提問,歡迎交流討論。

  • 序言

Author 水野 學
Publisher 時報文化
Summary 最重要卻沒有人會教你的工作計畫教科書
分類 成功學
閱讀進度 已完成

 

  • 心得筆記

📌從決定「目的地」開始

point: 「能否清楚想像」的目標,是區分工作成敗的關鍵

 

常會見到因為太在意設計(內容、製作過程)而沒有掌握好「目標」的例子,那麼一項專案 / 作品,要怎麼樣才算成功呢?

 

➤ 達到銷售量或者銷售金額是否為目標?

作者認為,此二者是「結果」,卻非真正的目標。在商業領域中似乎有著將結果誤認為目標的傾向,但「產品成為甚麼」,亦即產品帶來的價值,才是真正的目標與成功關鍵。

💡思考我在寫作方面想達成的目標是甚麼,讀者的累積與讀後感反饋,應該也是創作的結果,若過度聚焦於「獲得回應」,或許會影響創作與發表時的心理狀態。

  1. 我希望自己的筆名能夠令人聯想到「可看性」、「值得一讀」等等,也可以算是一種品牌形象,並且進一步提升讀者願意閱聽作品的機率。
  2. 專注且用心於每一篇文章,每一幅圖畫,是否每一項作品都有比上次更進步?
  • 建立讀者心中的印象,需要不斷思考完成後(作品發布)各種可能的結果,並且清楚演變的過程,以因導果,而非倒果為因。

 

➤ 保持懷疑

無論理由為何,方法未必只有一種;如果不考慮目的,只是完全依照委託的要求(可以衍生為已知的方法,)並不會產生最好的結果。

即使在組織當中,最好也能養成習慣,隨時思考「這個指示(方法)真的有必要麼?是最好的麼?其他方法會不會更容易達成目的呢?」

 

➤ 如何決定工作計畫

決定好專案的目標之後,從最終完成的畫面開始「由上而下」思考,不僅可以讓終點的形象變得非常明確,還能自動決定各種事情,對之後的工作計畫也會有幫助。

對可能遭遇到的問題先進行想像,由上(目的地)開始進行估算演練,自然會得出「該怎麼做」的答案。

 


 

📌工作計畫的第一步

point: 前往目的地的地圖

 

➤ 工作之間的異同

  1. 任何工作都有結案期限,為了在一定的時間內完成,要先安排工作時間表。
  2. 每項工作都要從開始做到最後。
  3. 即使細節或對象不同,進行流程都可視為「例行公事」:
    1. 調查→決定大概的方向→整理出具體的方案→實際操作→完成
  • 如果省略中間的程序、不經調查就直接進行,或是還沒決定好方向就開始想細節,之後的工作計畫一定也會變得不大順利。

所有事物都是例行公事,只要依照慣例進行就好了,化繁為簡,不須想得太過困難。

 

➤ 將意外狀況模式化

意外是難以避免的阻礙,制訂工作計畫時,優先考慮「避免麻煩的方法」及「出現問題時的解決辦法,」將它們模式化(SOP),並成為工作計畫的一部分。

  • 將麻煩變成預料之內的問題,實際遭遇時,就可以不那麼手足無措,甚至能夠快速解決。

 

➤ 減少選項

決定好星期幾該做甚麼事,就能將這些事情變成例行公事,讓工作可以順利進行。
即使是一個人工作,只要決定好在甚麼時間或甚麼地點(情境)該做甚麼,同樣也能達到增加例行公事的效果。

  • 透過例行公事化減少做決定(猶豫)的次數,可以讓自己把精力集中在真正重要的事情上頭。

 

➤ 工作計畫的內容

  1. 決定專案計畫的核心概念
    1. 試著「用一句話表達」想抵達的目的地,即使途中迷路也能返回原點。
  2. 核心概念如何決定?
    1. 從主題進行發想,思考自己想傳達與完成的「結果」是甚麼模樣,譬如寫作想達到的目的是甚麼?我要如何達成目標?
    2. 把真正想做到的事情當成目的。(重要!)
  3. 不僅要決定核心概念,更重要的是不斷地回到核心概念

 


 

📌談時間與效率

point: 「遵守時間規定」比「想做出好東西」更重要

 

➤ 結案期限>做出好東西

時間是世界上最強大的制約,也是絕對不能違背的規則。

 

➤ 能征服日程計畫表就能征服工作

  1. 「工作的品質」和「時程表」應該要做到兩者兼具,不要將二者放在天秤兩端,而是都很重要
  2. 遵守結案期限就代表重視與他人的約定,也能慢慢累積個人(商號)的信用。

雖然做出「高品質的工作」是理所當然,但也會有不管怎麼努力都無法做到的時候。(牽涉個人能力、外在原因等不預期因素)

但是確實遵守結案期限方面,透過工作計畫的努力,至少 99% 可以達成!

 

➤ 能迅速做出好東西才是最正確的

應該以高效率完成好工作為目標,雖然不容易,但並非不可能。

 

➤ 結案期限=結束

  1. 「如果有時間就可以做出更好的東西」這種藉口是行不通的。
  2. 在時間之內完成也是實力的一部分-思考看看學音樂時為何要求視奏能力?不就是「在短時間內完整且正確地演奏」麼?

 

➤ 結案日期是不管有沒有明說都「存在」的東西

  1. 不知道結案期限,便難以安排工作計畫。
  2. 盡早、今天之內、這週以前……是應該避免的盲區
    1. 不明確的結案期限,等同於沒有決定。
    2. 對於時間這種可數可測量的東西,盡量避免使用「沒有測量基準」的用語。精確制訂到期時間是必要的。

 

➤ 正式與浮動的結案期限

浮動的結案期限並非提前,而是確保自己剛好來得及準時交件。

  1. 舉例來說,如果跟客戶約好「八月八日下午一點之前交稿」,那麼理想的浮動結案期限就是 一週前 的八月一日,或至少是八月三日( 五天前 )。
  2. 由於無法預估、把握是否出現突發狀況,因此在需要應付意外情形的前提下,定下設有緩衝的浮動結案期限才能盡可能地趕上正式結案期限
  3. 浮動期限的設定標準:不要欺騙自己,也不要太過從容-太早或太晚都不妥當,正確評估自己的能力與所需時間,才能訂立有效用的浮動(緩衝)日期。

 

➤ 長期計畫與「時間盒」

不論是三年的專案或者三分鐘的泡麵,安排工作計畫的方式都是一樣的。

  1. 不管甚麼工作,先想像出「時間盒」:
    1. 分出短期與長期的時間盒,如三天、一週、一年等各種尺寸。
    2. 選出適合的時間盒,裝入完成目標需要實踐的步驟(工作任務)。
    3. 工作規模越大,需要的時間盒越多,此時先準備好「大箱子」,也就是所需時間較長的時間盒。
  2. 規劃專案中該做的任務,以及評估有多少工作量:
    1. 預測該做的事情之後,還要預估每件任務完成需要的時間。
    2. 怎麼安排工作時程表?
    3. 如何估算時間?
    4. 怎麼決定工作的優先順序?

 

➤ 衡量工作的唯一標準是「時間」而非「心情」

不是考慮輕鬆的工作 / 困難的工作,而是以估算短時間可以完成的工作 / 需要長時間進行的工作作為衡量的基準。

  1. 不要理所當然地用重要性及心理覺得輕鬆或困難來衡量工作,容易在估量上錯誤百出。
  2. 番茄鐘運用法:
    1. 每三十分鐘(25分鐘 + 5分鐘休憩)視為一個單位(一個番茄),「短時間可以完成的工作」等於一個番茄;需要長時間進行的工作或許等於六個番茄,以此類推,便能將不同的工作妥當地置入時間盒中。
  3. 重點在於,要先試著用 時間 對工作進行機械性的測量
  4. 工作的優先順序≠重要性。(重要!)
    1. 「這個很急,請優先處理!」他人忽然想插入任務的情況很常見,但是要將其安插在哪個位置(順序)還是得依靠自己的判斷。
    2. 完整檢視手上的待辦事項,若正在進行的工作也很急迫,則可以將這個訊息告訴對方。不要讓其他人打亂自己的做事節奏,以免最終自己的任務一項也沒有完成。

 

➤ 避免讓工作時間表出現漏洞

規劃番茄鐘(將任務放入時間盒)時,要注意不能塞得太滿,與訂定浮動結案期限一樣,必須留有適當的緩衝。
安排工作時程要避免全部以自己的狀況為準,因意外狀況(更改錯誤、臨時變動…etc.)無法預估,最好預留出時間的彈性。

💡一個小時能夠完成的事情,最好加上可能被打擾的緩衝,使用三個番茄鐘(一個半小時)的時程規劃。多出來的時間便能順利進行下一步,若出現意外狀況,也能在時間內好好處理。

  1. 干擾或中斷並非都來自外部的因素。缺乏工作動力、感冒等身心狀況不佳的情形皆可能影響工作步調,因此也要瞭解內在的「麻煩根源」,一併加入需要花多久時間完成工作的預測考量。
  2. 如果是完全無法預測的情況,更需要先準備好大容器的時間盒更充足的餘裕

 

➤ 工作計畫 & 預測能力

完美的預測能力並不存在,安排時間偶爾會遇到想得太過天真的時候,或者沒有想到不確定因素。

  1. 如何幫助工作計畫順利進行:
    1. 每三小時左右就要重新調整。
    2. 養成習慣,在每項工作告一段落時檢視原始的工作計畫,思考是否需要重設。
    3. 最少要一天三次,早中晚都要反覆確認。
    4. 避免安排自己無法掌握的事情。(如預約外包工作者,必須取決於對方時間、行程等不確定要素太多的任務;可調整為先安排好候補工作者,若甲無法配合預定時間則詢問乙…etc.)

 

➤ 如何製作工作計畫表

  1. 將待辦清單全數排列出來
    1. 無論大小事,只要是為了達成目的應該做的事就全部寫下來。
  2. 確認結案期限,包括浮動結案期限
  3. 針對步驟一的待辦清單設定需要的時間
    1. 注意:不要去管重要性、難易度、做起來輕鬆或麻煩等因素,全部以時間長短來衡量。
  4. 將待辦清單中的任務裝入時間盒當中(安排番茄鐘)
    1. 結合前三點綜合考慮,將待辦項目一一規劃所需的番茄鐘,工作計畫表便初步完成。

 


 

📌建立工作計畫的理由

point: 清空心目與管理任務的關連

 

➤ 每日的待辦清單該怎麼管理

「不要把想法放在腦中」,是盡可能不要有壓力,又能讓工作快速進行的秘訣。

在腦中胡思亂想,覺得「那個不做不行,這個也得做才可以」的人,眼前的工作通常會遲遲沒有進展。腦中不斷湧現各種想法,反而讓人無法採取行動。

將想法拋出腦外,具體來說有三種作法:

  1. 寫在紙上
    1. 將要做的事項鉅細靡遺地寫下來,會發現要做的事情非常多,但是腦中「該做的事」卻一件也沒有。「寫在紙上」是很簡單的動作,對減少壓力卻非常有效
  2. 輸入手機
    1. 可以作為工作計畫的準備(如資料庫,可參考自己使用 Evernote 的方式),同時也是培養品味所需的「知識學習」;既是點子手帳,也是思考材料。
  3. 分給其他人
    1. 當專案有合作夥伴時,能夠將工作分配給適當的人選,減輕自己的壓力。

透過思考的「外部化」,可以讓事情不會留在腦中,又能確實地紀錄整理,不但能夠減壓,想點子也會變得更容易。

 

➤ 隨時處在放空的狀態,才能不斷湧現新的發想

做好萬全的準備,安排好各種工作計畫,全都是為了能夠「製造空白」。

  • 腦子塞太多東西不一定能產生好點子,但反過來說,時常在腦中或大腦之外預先紀錄「這個可以用在某某處」這點非常重要。

💡思索如何建構「第二大腦」,將數位應用服務作為個人的可視與便捷資料庫。

  1. 讓腦中留下空白的準備工作
    1. 先收集好可能需要的材料,做好開始專案前的準備工作。
    2. 以寫作為例,如果想撰寫某個題材,而該題材並非日常生活中觸及並且理解的物件,就必須先蒐集相關資料,書籍、文章或者影視圖片等等,讓自己具備最基本且正確的知識,實地撰寫時才不會犯下常識方面的謬誤。
    3. 事前的資訊獲得越多,之後的工作更有機會迅速且順利地完成。
  2. 盡可能發揮想像力和預測能力
    1. 為了避免工作開始進行之後產生疑問或不安,必須先做好各種準備與安排。以免遭遇問題時,為了尋求解方花費太多不必要的時間與精力。
  3. 不要將工作全部積壓在自己身上,必要時能夠分布出去,或者直接捨棄瑣碎、無必要性的事情
  4. 先有雛形,比要求完美更重要
    1. 專案完成度很低也沒關係,之後再慢慢做出來就好了。(e.g. 小說大綱)
    2. 先不要求完美,只有某種程度的雛形就可以先提出 / 寫下 / 繪製出來。
    3. 第一優先,是評估原始構想「能不能做出來」,如果發現極為困難,那麼就設想是否有替代的方案,或者在細節部分進行調整。
    4. 工作做得很慢的原因之一,就是「修改」或「整個重做」。但只要先提出一次完成度較低的東西,便能減少正式動工接近完成時整個被推翻的情形。
  5. 不要一次想很多個案子
    1. 雖然外部因素不能控制(電話、上司干擾),但至少要在心中訂出「一次只專注在一件工作」的規則。
    2. 為自己創造專注情境。譬如真的很想集中精神,降低人事的干擾,就可以考慮到咖啡店或圖書館等「能夠專心」的地方。
    3. 「多工處理」並不是「同時處理多個工作」的意思,而是「專注在一件工作,然後再轉向其他工作」。
  6. 創造出對自己最好的環境
    1. 設想讓工作的流程更順暢有效率、不輕易被外力打斷,應該做出甚麼樣的準備。
    2. 有些人會將筆到處放,以便隨時能夠記下腦中的點子或待辦事項,同理若倚重手機處理文件或工作,就要設想手機沒電時的狀況。(隨身攜帶行動電源?在辦公桌、家中茶几櫥櫃等處備好充電線?這些都是能夠確保手機續航力的對策)
  7. 適度切換工作,能夠保持更長久的效率

 

 

  • 結語

作者在強調工作計畫的重要性之餘,也提醒讀者思考計畫真正的目標與「結果」之差別,並且保持頭腦的靈活與彈性,養成隨時檢視指示(方法)的其他可能--找出更適合當下任務的途徑,篩去不必要的行動以提升工作效率。

同時,作者也對如何制訂工作計畫舉出思路參考,如「由上而下」的思考法,想像的重要,以自動化模式得出實行步驟,化繁為簡等等,鉅細靡遺地拆解各式狀況,包括如何應對工作中難以避免的意外阻礙:將「避免麻煩的方法」及「出現問題時的解決辦法」模式化(SOP),大幅降低手足無措、耗費更多時間於處理額外問題的機率。

至於往往成為矛盾對比的「品質」與「效率」,作者也提供了看法:結案期限(準時完成)將是最重要的原則,在品質與時程表難以兼顧的情況下(當然兩者都很重要),應該確實遵守與他人的約定,也就是交稿期限。並且以完成專案舉例,釐清工作任務中容易為人忽略的要素,諸如時間範圍的模糊表述、不明確的結案期限……皆是應該避免使用的衡量基準。

其他如浮動(結案)期限的運用、時間盒的概念,以及決定工作的優先順序等等,作者也列舉不同方法,幫助讀者更加清晰於 “How” (如何做)的部分,諸如時間盒(番茄鐘)運用法,工作排序的核心概念,以及遭遇打斷的應對方式,詳細講解安排工作計畫時需要注意的眉眉角角,對於構思當下可能出現的漏洞亦詳加提醒,十分值得研讀參考。

最後,本書最後一章談到如何提升團隊效率,以主管的立場分享凝聚團體和使成員更融洽的方法。因與敝人目前的工作型態有段距離,便沒有進行筆記統整。如有相關需求,建議實際購買 / 借閱本書,也希望各位都能順利找到適合自己的工作方法!


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